سامانه حضور و غیاب
سیستم حضور و غیاب جزو سیستم‌های مهمی به شمار می‌رود که از آن به منظور اطلاع یافتن از زمان آغاز و پایان کار پرسنل استفاده می‌کنند. باید بدانید که این نوع سیستم به سیستم کنترل و مدیریت تردد نیز شهرت یافته است که به کارفرمایان این امکان را می‌دهد که اطلاعاتی راجع به کار پرسنل اعم از ساعات ورود و خروج، میزان تأخیر، مأموریت و… را به دست بیاورند.
در استفاده از این سیستم هر کارمندی می‌تواند از طریق دستگاه حضور و غیاب ، نرم افزارهای حضور و غیاب و سامانه حضور و غیاب ساعات ورود و خروج خود را به صورت دقیق در آن‌ها ثبت کند. سامانه حضور و غیاب یکی دیگر از روش‌های مفیدی است که امروزه کارفرمایان از آن در سازمان و ادارات خود استفاده می‌کنند.
در ادامه به مطالب بیشتری درمورد سامانه حضور و غیاب می‌پردازیم ؛ پس با ما همراه باشید.
سامانه حضور و غیاب چیست؟
سامانه حضور و غیاب
با پیشرفت روز افزون جامعه افراد توانستند با استفاده از پیشرفت تکنولوژی سیستم حضور و غیابی را طراحی و تولید کنند که این سیستم با استفاده از امکانات و قابلیت‌های خود می‌تواند امور حضور و غیاب کارمندان در محیط کاری را راحت کرده و در واقع طی چندین دقیقه انجام دهد. ممکن است برای شما هم پیش آمده باشد که ندانید سامانه حضور و غیاب چیست و چه کاری انجام می‌دهد. در جواب به اینکه سامانه حضور و غیاب چیست می‌توان گفت که سامانه حضور و غیاب سیستم هوشمندی است که می‌تواند زمان حضور و غیاب پرسنل را در هر محیط کاری ثبت کند. از این طریق مدیران به راحتی و از هر جایی می‌توانند به اطلاعات کارکنان خود دسترسی داشته و در انتهای هر ماه نیز براساس اطلاعات سامانه، حقوق پرداخت کنند.
نخستین سیستم حضور و غیاب در سال 1988 میلادی ساخته و روانه بازار شد. نام این نوع سیستم دستگاه ساعت زنی بود که از نحوه کار بسیار راحتی برخوردار بود و به همین علت توانست از همان ابتدای ورود خود به بازار نظر افراد بسیاری را جلب کند. این توجه سبب شد تا افراد به دنبال روشی نو برای اختراع دستگاه‌های جدیدی باشند که بتوانند این امکان را به افراد بدهند تا بدون هیچ سختی و دشواری و در زمان کمی حضور و غیاب پرسنل را انجام دهند. باید بدانید که حضور و غیاب در هر جایی مهم است و باید مورد توجه قرار بگیرد.
در محیط کاری نیز اهمیت بخصوصی به حضور و غیاب کارکنان داده می‌شود ؛ به طوری که هر فرد موظف است از قوانین و مقررات به صورت دقیق و کاملی پیروی کند. البته توجه داشته باشید در صورتی که فردی به قوانین اهمیت نداده و در ساعات تعیین شده ورود و خروج نکند ، از کار خود اخراج خواهد شد. به همین منظور باید به کار خود اهمیت داده و در ساعات معین شده در محیط کاری حضور داشته باشید و حضور و غیاب و همچنین ورود و خروج خود را از طریق سامانه حضور و غیاب به ثبت رسانید. در این صورت هیچ کسر از حقوقی نخواهید داشت و می‌توانید حقوق خود را به صورت تمام و کمال دریافت کنید.
سیستم حضور و غیاب دارای انواعی است که هر کدام از آن‌ها به نوعی کاربرد دارند. از انواع سامانه‌های حضور و غیاب می‌توان به موارد ذیل اشاره کرد :
- سیستم حضور و غیاب اثر انگشتی
- سیستم حضور و غیاب کارتی
- سیستم حضور و غیاب رمزی
- سیستم حضور و غیاب تشخیص چهره
سامانه حضور و غیاب چه کمکی به سازمان ها می کند؟
باید بدانید که این نوع سامانه‌ها می‌توانند ورود و خروج کارمندان را چک کرده و ساعات دقیق آن را ثبت کنند. سامانه حضور و غیاب می‌تواند به راحتی زمان حضور و غیاب پرسنل شما را ثبت کرده و از این طریق اطلاعات کاملی را درمورد کارمندان در اختیار کارفرمایان قرار دهد. نکته حائز اهمیتی که راجع به حضور و غیاب پرسنل در حوزه کاری وجود دارد این است که هر کارمندی موظف است تا روزانه در ساعت مقرر شده در محیط کار خود حضور داشته و به انجام کارهایش بپردازد و در انتهای ساعت نیز خارج شود.
باید بدانید که این سیستم می‌تواند اطلاعاتی راجع به پرسنل اعم از ساعت ورود و خروج ، میزان حضور و غیاب ، میزان غیبت و… را در خود ثبت کرده و در اختیار مدیر قرار دهد. لازم به ذکر است در صورتی که فردی دارای غیبت، تأخیر یا هر چیز دیگری علیه مقررات و قوانین بوده باشد، در انتهای ماه و زمان دریافت حقوق، دارای کسری خواهد بود. استفاده از سامانه حضور و غیاب در محیط کاری این امکان را به مدیران می‌دهد تا با خیالی راحت به امور خود پرداخته و هیچ نگرانی راجع به بروز خطا در ثبت حضور و غیاب کارکنان نداشته باشند.
مزایای به کار گیری سامانه حضور و غیاب
سیستم حضور و غیاب جزو تجهیزات مهمی به شمار می‌رود که می‌تواند امور مختص حضور و غیاب را در مدت کمی انجام دهد. در واقع این کار سبب می‌شود که افراد زمان کم‌تری برای این کار صرف کرده و بتوانند به امور دیگر خود بپردازند. در ادامه به مزایای سامانه حضور و غیاب می‌پردازیم.
دسترسی آسان کارفرمایان از اطلاعات کارمندان خود
بسیاری از مدیران به حضور و غیاب پرسنل خود در محل کار اهمیت زیادی قائل هستند و می‌‌خواهند که محیط کاری با نظم و برنامه‌ای داشته باشند. این سیستم یکی از موارد مهمی به شمار می‌رود که می‌تواند در این موضوع به مدیران کمک رسانی کند. یکی دیگر از مزیت و ویژگی‌های مهم این سیستم ، دسترسی آسان کارفرمایان به اطلاعات کارمندان خود است که می‌توانند از هر مکان و در هر زمانی به آن‌ها دسترسی داشته و مورد بررسی قرار دهند.
جلوگیری از ورود افراد متفرقه به محیط کاری
یکی دیگر از مزایای این نوع سیستم جلوگیری از ورود هر فرد متفرقه به محیط کاری است. با استفاده از این سیستم به هیچ فرد غریبه‌ای اجازه داده نخواهد شد که به محل کار ورود کند و تنها اجازه این کار به پرسنل داده خواهد شد.
صرفه جویی در زمان
یکی از بهترین و بخصوص‌ترین مزایای این سیستم صرفه جویی در زمان است. با استفاده از سامانه حضور و غیاب دیگر نیازی به صرف زمان بسیار برای ثبت میزان ساعات کاری و ورود و خروج کاربران نخواهید داشت.
ایجاد نظم و ترتیب
این سیستم به شما کمک می‌کند که در سازمان یا اداره خود نظم خاصی را به وجود بیاورید و از این طریق بتوانید پرسنل خود را موظف کنید که قوانین را رعایت کرده و به نظم دهی هر چه بیشتر محیط کاری اهمیت دهند. باید بدانید که برخورداری از نظم در هر کاری، می‌تواند سبب رشد و پیشرفت کسب و کار شود. اگر توجه کرده باشید بسیاری از سازمان و ادارات به جای پیشرفت در کار خود ، پسرفت دارند و ضررهای زیادی به وجود می‌آورند که این موضوع به علت عدم برخورداری از نظم و مرتب بودن در محیط کاری است.
معرفی چندین نوع از انواع سامانه های حضور و غیاب
با پیشرفت جامعه امروزه انواع سامانه‌های حضور و غیاب به وجود آمده که هر کدام از آن‌ها می‌توانند امکانات خوبی را در اختیار شما بگذارند. باید بدانید که هر کدام از سامانه‌های حضور و غیاب می‌توانند به نوعی روند شناسایی و تشخیص پرسنل را انجام داده و از این طریق اجازه ورود و خروج به محیط کاری را به آن‌ها دهند.
سامانه حضور و غیاب مزیت بسیاری دارد که همین مزیت ها توانسته‌اند تا این نوع سامانه ها را نسبت به سایر چیزها متمایز کرده و کاربرد آن‌ها را افزایش دهند. سامانه‌های حضور و غیاب به شکل ذیل هستند :
- سامانه حضور و غیاب کارا
- سامانه حضور و غیاب فینتو
- و…
سخن پایانی
ممکن است شما هم تا به الان متوجه نشده باشید که سامانه حضور و غیاب چیست؟ در پاسخ به اینکه سامانه حضور و غیاب چیست می‌توان گفت که این سامانه جزو یکی از سیستم‌های هوشمندی است که می‌تواند نسبت به ثبت اطلاعات پرسنل در محیط کاری اقدام کند. در واقع سامانه حضور و غیاب نقش بسیاری را در ثبت کردن زمان ورود و خروج افراد از محل کار را برعهده دارد که با توانایی و امکانات خود می‌تواند در مدت زمان کمی این کار را انجام دهد.
امروزه استفاده از سایر روش‌ها به منظور ثبت حضور و غیاب بسیار کم شده و معمولا کارفرمایان از سامانه حضور و غیاب برای این کار استفاده می‌کنند.
امیدواریم از مطالب بیان شده لذت برده باشید و توانسته باشیم اطلاعات مفیدی راجع به سامانه حضور و غیاب در اختیارتان گذاشته باشیم.
