دستگاه حضور و غیاب خوب
دستگاه حضور و غیاب خوب
دستگاه حضور و غیاب خوب باید دارای چه ویژگی هایی باشد و چه نیاز هایی را برای کارفرمایان بر طرف سازد؟ به طور کلی یکی از مهم ترین مواردی که از زمان تاسیس اولین مجموعه های کاری برای کارفرمایان به وجود آمد این بود که کارفرمایان بتوانند به صورت دقیق و بدون خطاهای انسانی ورود و خروج پرسنل خود را کنترل و مدیریت کنند. در ابتدا روش های سنتی برای انجام این کار وجود داشت اما این روش ها به دلیل آنکه توسط انسان ها ثبت می شد احتمال خطا های انسانی تهدیدش می کرد. اما یک دستگاه حضور و غیاب خوب هرگز دچار چنین خطاهایی نمی شود. از طرفی تمامی موارد ثبت شده بر روی برگه های حضور و غیاب یا دفاتر مخصوص ثبت ورود و خروج می توانست به راحتی از بین برود. تنها کافی بود گم شود و یا اینکه آسیب ببینید.
دستگاه حضور و غیاب چیست؟
دستگاه حضور و غیاب خوب
این دستگاه ها به کمک نرم افزاری که بر روی آنها سوار شده است، می تواند از طریق های مختلف تعریف شده، ورود و خروج پرسنل را با دقت بسیار با ثبت و ضبط کند. این دستگاه ها در واقع به مدیران کمک می کند که بتوانند به راحتی و به دو صورت آنلاین یا آفلاین ورود و خروج پرسنل خود را میدیرت کنند. این دستگاه ها نوع پیشرفته و بدون معایب رایج روش های سنتی محسوب می شوند. این دستگاه ها در حقیقت از دو بخش سخت افزاری و نرم افزاری تشکیل شده اند. در بخش سخت افزاری یک دستگاه هستند که علاوه بر نمایش تاریخ و ساعت،اطلاعاتی نظیر شیفت های کاری را نمایش می دهند.
همچنین این دستگاه ها معمولا به سه طریق مختلف می توانند عملیات ثبت و ضبط ورود و خروج افراد را انجام دهند. اما آنچه که بیش از سایر روش ها مورد استفاده می باشد بنا به دلایلی که در ادامه خواهیم گفت ثبت افراد بر اساس اثر انگشت می باشد. اما اجازه بدهید هر سه روش را برای شما نام ببریم و به صورت مختصر هر یک از این موارد را برای شما شرح دهیم و معایب آنها را مورد بررسی قرار دهیم. این روش های مختلف ثبت ورود و خروج عبارت اند از:
- ثبت ورود و خروج به کمک کارت پرسنلی
- ثبت ورود و خروج بر اساس حسگر تشخیص چهره یا چشم
- ثبت ورود و خروج بر اساس ثبت اثر انگشت
روش های کارتی به یک دلیل بسیار مهم چندان مورد توجه افراد مختلف قرار ندارد. البته این روش به عنوان یکی روش نیمه پیشرفته در ابتدای ظهور کاملا توانست جای روش های سنتی و ثبت بر روی برگه ها و کاغذ ها را بگیرد اما به مرور زمان چندان مورد توجه قرار نگرفت و میزان استفاده از آنها تا حد بسیار زیادی کاهش پیدا کرد. مهم ترین دلیلش هم این بود که افراد می توانست با در اختیار داشتن کارت پرسنلی همکار خودشان ساعت ورود و خروج آنها را به صورت غیر حقیقی و با نیت های مختلف ثبت کنند. این مسئله موجب شد با روی کار آمدن روش هایی که ثبت ورود و خروج تنها به دست خود هر پرسنل انجام میشد، بلا استفاده شود.
یکی از مدرن ترین و به روز ترین روش های ثبت و ضبط ورود و خروج کالا اما استفاده از روش تشخیص چهره و یا شناسایی از طریق چشم می باشد. این روش بسیار محبوب است. اما یک ایراد بسیار عمده دارد که موجب می شود چندان مورد استفاده قرار نگیرد. در این روش پرسنل از راحتی بالایی بر خوردار هستند. آنها تنها برای چند ثانیه در برابر دستگاه می ایستند و سپس ورود و خروج شان ثبت می شود. یکی از مهم ترین مزایای آنها این است که در زمان بروز بیماری های همه گیر نیازی نیست همه افراد یک بخش مشخص و واحد را به صورت مشترک لمس کنند، اما هزینه های نصب دستگاه حضور و غیاب خوب و با کیفیتی مانند این دستگاه ها بسیار بالا می باشد.
از همین رو دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی بیشتر از سایر دستگاه ها مورد استفاده قرار گرفت. این دستگاه ها به کمک ثبت اثر انگشت ورود و خروج پرسنل را ثبت می کنند. به همین دلیل معمولا شما اگر به دنیال نصب دستگاه حضور و غیاب خود هستید، دستگاهی که به شما پیشنهاد می شود معمولا اثر انگشتی می باشد. در این حالت به راحتی اثر انگشت هر پرسنل به صورت مجزا برای سیستم تعریف می شود و هر پرسنل یک شماره پرسنلی واحد در اختیار خواهد داشت که به واسطه این شماره تمامی مورد و خروج هایش در تمام طول ماه و سال ثبت می شود.
بسیار خوب حالا که متوجه شدیم دستگاه حضور و غیاب خوب چیست و چگونه و از طریق چه روش هایی می تواند ما را در کنترل ورود و خروج پرسنل یاری نماید باید به این موضوع بپردازیم که یک دستگاه حضور و غیاب خود باید دارای چه ویژگی هایی باشد تا بتواند نیاز های کارفرمایان را به صورت کلی بر طرف سازد و مورد استفاده کارفرمایان در مجموعه ها و شرکت های مختلف قرار بگیرد؟ با لوتوس آریا در ادامه این مقاله همراه باشید تا این موارد را نیز یک به یک مورد بررسی قرار دهیم.
ویژگی های یک دستگاه حضور و غیاب خوب
به طور کلی یک دستگاه ثبت و ضبط و ورود و خروج باید دارای قابلیت ها و ویژگی های منحصر به فردی باشد تا کارفرمایان تصمیم بگیرند برای استفاده از آنها در مجموعه خود اقدام کنند. در این بخش قصد داریم مهم ترین ویژگی هایی که یک دستگاه برای کنترل صحیح ورود و خروج داشته باشد را برای شما عزیزان شرح دهیم. این موارد و ویژگی های کلیدی عبارت اند از:
- مدیریت صحیح ورود و خروج : مهم ترین هدف اصلی کارفرمایان از خرید این دستگاه ها این است که به کمک این دستگاه ها بتوانند ورود و خروج پرسنل خود را ثبت کنند و آن را به شکلی صحیح مدیریت نمایند. پس اگر یک دستگاه در این امر ناکام بماند در واقع بی استفاده خواهد بود.
- امکان تشخیص صحیح زمان و تاریخ : این موضوع باید در این سیستم ها به صورت دقیق کار کند. شناسایی روز های تعطیل و همچنین روز های کاری و اینکه تقویم و ساعت دستگاه به راحتی و طی اختلالات مداومی دچار تغییر نشود.
- امکان تعریف شیفت های متعدد کاری و تعریف پرسنل در این شیفت ها : بسیاری از شرکت ها دارای سیستم های کاری مخصوصی هستند که پرسنل مختلف دارای ساعات کاری مختلفی هستند. در این شرکت ها بسیار ضروری به نظر می رسد که بتوانند برای هر پرسنل شیفت مخصوصی را تعریف کنند. به این ترتیب می توانند هر ورود و خروج را به شکلی صحیح ثبت کرده و حق کسی در این بین تضعیف نمی شود.
- امکان تعریف کار های نیمه وقت : برخی از مواقع برخی از پرسنل وظایف نیمه وقتی دارند. میزان حقوق و دستمزد آنها نیز بر همین اساس تعیین می شود. به همین دلیل بسیار مهم است که ورود و خروج آنها به طور دقیق ثبت شود.
- مدیریت ماموریت ها و مرخصی ها : از دیگر ویژگی های یک دستگاه حضور و غیاب خوب این است که بتواند ماموریت های ساعتی و روزانه تعریف شده را مدیریت کند. این نکته برای بسیاری از شرکت ها و مجموعه ها و سازمان ها بسیار مهم است. از طرفی باید بر حسب ساعات ماموریت به آنها پرداختی درستی انجام شود و از طرفی باید به صورت مکتوب بتوانیم این ساعت ها را مشخص داشته باشیم.
- امکان ارائه گزارشات به صورت ماهانه و سالانه و هفتگی و همچنین امکان مدیریت کارمندان و پرسنل بی نظم.
- امکان تعریف ساعات کاری متفاوت برای پرسنلی که دارای بی نظمی هستند نیز یکی از ویژگی های یک دستگاه حضور و غیاب خوب محسوب می شود.
این موارد تنها برخی از ویژگی های دستگاه حضور و غیاب خوب محسوب می شود. اگر قصد نصب دستگاه حضور و غیاب را دارید باید حتما به سراغ دستگاهی بروید که تمامی این انتظارات و نیاز ها را بر طرف سازد. البته برخی از این انتظارات امکان دارد در مجموعه کاری شما وجود نداشته باشد. چرا که مثلا در مجموعه شما اصلا ماموریت های ساعتی و حتی روزانه ای وجود ندارد. یا برای مثال شما دارای شیفت های مختلف کاری نیستید. اما در کل باید اینگونه گفت یک دستگاه حضور و غیاب خوب باید بتواند نیاز های شما را به صورت کامل بر طرف سازد و انتظارات شما را بر آورده کند.
از طرفی یک دستگاه خوب باید دارای استحکام و ایمنی بالایی هم باشد. همچنین کیفیت دستگاه و اینکه شما به صورت مداوم و هر چند وقت یک دفعه به تعمیرات آنها نیاز نداشته باشید از جمله موارد مهمی هستند که در تعمیر و نگهداری این دستگاه ها بسیار مهم است و باید مورد توجه باشد. به همین دلیل توصیه می کنیم اگر هم اکنون به دنبال نصب دستگاه حضور و غیاب خوب هستید و بهترین دستگاه حضور و غیاب را در ایران می خواهید با کارشناسان و مشاوران ما در لوتوس آریا تماس حاصل نمایید و پس از آنکه انتظارات خود و گستردگی مجموعه خود را برای ما شرح دادید، دستگاهی که به شما معرفی می کنیم را تهیه کنید.
برای دریافت مشاوره دوستانه و تخصصی فرم زیر را تکمیل نمایید
همکاران ما طی 48 ساعت با شما تماس خواهند گرفت
[gravityform id=6 title=false description=false ajax=true]