حضور و غیاب هوشمند
حضور و غیاب هوشمند جای حضور و غیاب‌های دستی و نرم فزارهای ساده‌ای مانند اکسل را گرفته است. این سیستم‌ها هم اقتصادی هستند و هم بسیار دقیق‌تر؛ به صورتی که خطای انسانی را به صفر درصد کاهش داده‌اند. همانطور که می‌دانید سیستم حضور و غیاب برای هر مجموعه و سازمانی جهت نظم و انضباط کارمندان و بهره وری بیشتر نیروی انسانی، لازم و ضروری است.
توجه کنید که سیستم‌های حضور و غیاب هوشمند فقط مختص به دستگاه ثبت ورود و خروج نیست و در کنار دستگاه، به یک نرم افزار هم نیاز دارد. این سیستم از اصلی‌ترین سیستم‌های اتوماسیون اداری است که انواع مختلفی مانند اثر انگشتی و تشخیص چهره دارد.
اگر شما مدیر یک مجموعه هستید، کنترل تردد کارمندان برای شما بسیار مهم خواهد بود؛ شما می‌توانید با استفاده از سیستم ورود و خروج بر روی رفت و آمد کارمندانتان نظارت داشته باشید. جهت اطلاعات بیشتر درباره حضور و غیاب هوشمند و انواع حضور و غیاب هوشمند تا پایان این مقاله با ما همراه باشید.
سیستم حضور و غیاب هوشمند چیست؟
حضور و غیاب هوشمند
سیستم حضور غیاب هوشمند شامل یک دستگاه و نرم افزار بوده که برای ارائه گزارش‌های نهایی نیاز به مدیر سیستم یا یک کاربر دارد. وظیفه اصلی این سیستم ثبت و جمع آوری ورود و خروج کارمندان ، انجام اصلاحات و پردازش است ؛ باید بدانید که منظور از اصلاحات، ثبت ترددهای فراموش شده یا مرخصی و ماموریت‌ها است.
نحوه کار این سیستم بدین شکل است که کارکنان ورود و خروج خود را روی دستگاه ثبت می‌کنند و سپس این ورود و خروج‌ها و ترددها به نرم افزار منتقل می‌شود و در آنجا اصلاحات لازم بر روی آن صورت می‌گیرد. پس از اینکه اصلاحات لازم صورت گرفت می‌توانید گزارشی را که مورد نیاز است را از سیستم تهیه کنید و درنهایت در اختیار مدیر مربوطه قرار دهید تا نظارت به این شکل صورت بگیرد.
امکانات دستگاه حضور و غیاب هوشمند
هر سیستم ورود و خروجی امکانات و ویژگی‌های منحصر به فردی دارد که می‌توانند بر روی قیمت دستگاه هم تاثیرگذار باشند. به عنوان مثال هرچقدر یک سیستم حضور و غیاب امکانات بیشتری داشته باشد ، گران‌تر است ولی اگر امکانات و ویژگی‌های کمی داشته باشد، ارزان‌تر است.
مهم‌ترین امکانات و ویژگی‌های دستگاه حضور و غیاب هوشمند عبارتند از :
- ثبت ترد به صورت کامل
- برقراری امنیت
- بهره وری بیشتر نیروی انسانی
- تنوع بالا
- کاهش دادن خطای انسانی به صفر درصد
- نظم و انضباط بیشتر کارمندان
انواع سیستم حضور و غیاب هوشمند
انواع حضور و غیاب‌ها باهم تفاوت دارند و هرکدام در جای خود، بسیار کاربردی هستند. این سیستم‌ها ، از چندین روش مانند تشخیص چهره ، اثر انگشت ، عنبیه چشم ، کف دست و کارت برای تشخیص افراد استفاده می‌کنند. البته لازم به ذکر است که نرم افزار حضور و غیاب یک نوع از سیستم‌های حضور و غیاب است که نیاز به هیچ المانی ندارد و فقط کافی است یک نرم افزار مخصوصی را بر روی تلفن همراه‌های کارمندان خود نصب کنید تا فقط با رد شدن کارمندانتان از نزدیک دستگاه حضور و غیاب، تردد آن‌ها ثبت شود.
سیستم حضور و غیاب شامل دو بخش دستگاه حضور و غیاب و نرم افزار حضور و غیاب است که هر کدام از این دو بخش هم انواع مختلفی دارند. در ادامه به انواع حضور و غیاب هوشمند خواهیم پرداخت.
دستگاه ساعت زنی
دستگاه حضور و غیاب دستگاهی الکترونیکی بوده که ورود و خروج کارمندان را با استفاده از روش‌های مختلفی مانند اثر انگشت و… ثبت کرده و درنهایت در حافظه خود ذخیره می‌کند. باید بدانید که این دستگاه یکی از اصلی‌ترین اجزای سیستم حضور و غیاب هوشمند است.
حضور و غیاب اثر انگشتی
حضور غیاب اثر انگشتی ، یکی از پرکاربردترین سیستم‌های انواع حضور و غیاب هوشمند است که طرفداران بسیاری دارد. این دستگاه از مشخصات منحصر به فرد انگشت دست هر شخص برای شناسایی و تردد آن‌ها استفاده می‌کند.
این فناوری اغلب به صورت تشخیص اثر انگشت نوری و خازنی روی سیستم حضور و غیاب استفاده می‌شود. در این روش می‌توان برای هر کارمند 10 انگشت نیز تعریف کرد.
حضور و غیاب کارتی
فناوری کارت هوشمند (smart card) از مهم‌ترین دستاوردهایی است که در صنایع مختلف حضور غیاب مورد استفاده قرار می‌گیرد. انواع کارت هوشمند معمولاً از دو فرکانس 125khz و 135.56mhz استفاده می‌کنند. باید بدانید که کارت ساعت ، اولین سیستم حضور و غیاب الکترونیکی است که استفاده می‌شود. این سیستم با استفاده از کارت بدون تماس (RFID)، شماره کارمندان را شناسایی کرده و ورود و خروج آن‌ها را ثبت و ذخیره می‌کند.
حضور و غیاب تشخیص چهره
یکی از جدیدترین راه‌های ثبت و کنترل تردد افراد، سیستم تشخیص چهره است که بسیار مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ چرا که احراز هویت با چهره، از پرکاربردترین راه‌ها در سیستم‌های حضور و غیاب هوشمند است که حتی به لمس دستگاه هم نیازی ندارد و فقط کافی است در برابر دوربین دستگاه بایستید تا چهره شما را شناسایی کرده و تردد را ذخیره و درنهایت ثبت کند. لازم به ذکر است که از زمان شیوع ویروس کرونا امکان شناسایی چهره با ماسک هم به این دستگاه افزوده شده است.
حضور و غیاب با تشخیص عنبیه
حضور و غیاب با تشخیص عنبیه چشم که بسیار کاربردی است، هیچ ضرری برای چشم ندارد. باید بدانید که عنبیه چشم مشخصات منحصر به فرد خود را دارد که برای احراز هویت در حضور و غیاب مورد استفاده قرار می‌گیرد. توجه کنید که الگوهای عنبیه در چشم راست و چپ با هم تفاوت دارند و شما می‌توانید برای راحتی بیشتر در شناسایی ، برای هر شخصی دو نمونه تعریف کنید.
حضور و غیاب با اسکن کف دست
یکی از انواع حضور و غیاب هوشمند ، فناوری اسکن کف دست است که بسیار مورد استفاده قرار می‌گیرد. فناوری اسکن کف دست با استفاده از مشخصات هندسی (خطوط) یا عروق خونی کف دست، می‌تواند افراد مختلف را شناسایی کند. لازم به ذکر است که شناسایی با عروق خونی کف دست، نیازی به لمس دستگاه ندارد و بدون تماس است.
نرم افزار حضور و غیاب
نرم افزار حضور غیاب در حضور و غیاب هوشمند بسیار مهم است؛ بد نیست بدانید دستگاه ساعت زنی فقط ترددها را ثبت می‌کند و برای محاسبه کارکرد و گزارش ، شما حتما به یک نرم افزار حضور و غیاب نیاز خواهید داشت. دستگاه بعد از اینکه ورود و خروج کارمندان را ثبت می‌کند، آن‌ها را به نرم افزار انتقال می‌دهد و بدین ترتیب پس از انجام پردازش‌های لازم در نرم افزار مورد نظر ، گزارشات کاربردی در اختیار مدیر مربوطه قرار می‌گیرد. شما می‌توانید از نرم افزار حضور و غیاب مبتنی بر وب یا حضور و غیاب با موبایل خود استفاده کنید که در ادامه درباره این دو مورد توضیحاتی را ارائه خواهیم کرد.
نرم افزار حضور و غیاب مبتنی بر وب
نرم افزار حضور و غیاب مبتنی بر وب، نیازی به نصب بر روی کامپیوتر افراد ندارد؛ زیرا نرم افزار و بانک اطلاعاتی روی سرور نصب می‌شود و کاربران هم با یک مرورگر وب به پنل کاربری خود وصل می‌شوند. حضور و غیاب تحت وب به یک سیستم عامل یا تجهیزات خاصی متکی نیست و بر روی تمام سیستم‌عامل‌ها و تجهیزات مختلف مانند کامپیوتر و تلفن همراه نیز قابل اجرا است.
حضور و غیاب با موبایل
حضور و غیاب هوشمند آنلاین نسل جدید سیستم‌های ثبت تردد است که نیازی به دستگاه ساعت زنی هم ندارد. قابل ذکر است که در این سامانه توسط فناوری GPS و اپلیکیشن روی گوشی هوشمند ، موقعیت جغرافیایی کارمندان شناسایی شده و تردد یا ورود و خروج آن‌ها ثبت و ذخیره می‌شود.
سخن پایانی
حضور و غیاب هوشمند از نظر تکنولوژی بسیار پیشرفته بوده و باعث شده که کاربران برای ثبت تردد افراد هیچ گونه مشکلی نداشته باشند و ورود و خروج افراد را بدون هیچ خطایی ثبت کنند. یکی از نیازهای مدیران یک مجموعه یا سازمان کنترل و نظارت بر کارکرد پرسنل و همچنین بهره وری آن ها است که باید به بهترین شکل انجام شود؛ چرا که یکی از این موارد نظارت بر تردد کارمندان و محاسبه حقوقشان با توجه به این اطلاعات است. حضور و غیاب کارمندان در ابتدا به وسیله کارت‌هایی که در اختیارشان قرار می‌گرفت، انجام می‌شد ولی با مرور زمان با پیشرفت فناوری و تکنولوژی انسان توانست از قابلیت‌های بیومتریک انسان مانند اثرانگشت و چهره و… بهره مند شود. این دستگاه‌ها توانستند سهولت بیشتری را برای کارمندان به وجود بیاورند و همچنین امکان هر گونه تقلب را هم از بین بردند.
امید است که مطالب این مقاله برای شما عزیزان مفید بوده باشد و توانسته باشید از مطالبی که در اختیارتان قرار داده‌ایم بهره مند شوید.
