حضور و غیاب پرسنل
یکی از نیازهای مدیران مجموعه و سازمان‌ها مدیریت و کنترل زمان ورود و خروج و همچنین حضور و غیاب پرسنل خود است. این موضوع بسیار مهم بوده و دولت نیز روی آن تأکید دارد ؛ به همین منظور تمامی سازمان‌ها باید به حضور و غیاب پرسنل خود اهمیت داده و همیشه این موضوع را مورد بررسی و تحلیل قرار دهند. روش‌های بسیاری از قدیم تا به الان برای حضور و غیاب کارمندان به وجود آمده است که هر یک از آن‌ها به نوعی کاربرد داشته‌اند.
امروزه با پیشرفت روز افزون جامعه و تکنولوژِی دستگاه‌هایی برای حضور و غیاب پرسنل طراحی و ساخته شده‌اند که کار مدیران را راحت کرده است. این نوع دستگاه‌ها به راحتی قابل استفاده بوده و هیچ گونه سختی و دشواری ندارند.
در ادامه به مطالب بیشتری راجع به حضور و غیاب پرسنل می‌پردازیم ؛ پس با ما همراه باشید.
حضور و غیاب کارمندان
حضور و غیاب پرسنل
امروزه هر نوع کسب و کاری برای اینکه بتواند از رقبای خود عقب نماند، باید روز به روز بروز شده و پیشرفتی داشته باشد. این پیشرفت می‌تواند سبب شود که در حوزه کسب و کاری رشد و پیشرفت داشته باشید. استفاده از سیستم حضور و غیاب پرسنل یکی از این روش‌های دست یافتن به پیشرفت است. باید بدانید که این سیستم می‌تواند به محیط کاری شما نظم داده و حضور و غیاب کارمندان را به راحتی و در مدت زمان کمی انجام دهد.
مسئله مهمی که در مورد حضور و غیاب افراد در حوزه کاری وجود دارد این است که حضور تمامی افراد روزانه در ساعات تعیین شده الزامی است و هر فردی که غیبت کرده یا مرخصی گرفته باشد ، در صورتی که بیش از حد مجاز شود در انتهای ماه کسر از حقوق خواهد داشت.
حضور و غیاب پرسنل در محیط کاری یکی از اموری است که باید به صورت مرتب و همیشگی انجام شده و اطلاعات مربوط به آن در جایی ثبت شود. از این طریق می‌توان در انتهای ماه حقوق منصفانه‌ای را به هر یک از کارمندان پرداخت.
استفاده از این روش به مدیران این امکان را می‌دهد تا بدون هیچ نگرانی بدانند که کارکنانشان به موقع در زمان تعیین شده در محل کار حضور خواهند داشت و افراد به این خاطر که کسر از حقوقی شاملشان نشود، موظف می‌شوند تا همیشه در زمان مقرر حضور داشته باشند.
ثبت حضور و غیاب کارمندان در زمان‌های قدیم کاری بسیار سخت و زمان گیر بود که باید توسط فردی بنام منشی به صورت دستی انجام می‌گرفت. استفاده از این روش دارای سختی‌هایی بود و احتمال داشت که فرد منشی پارتی بازی کند. این کار دارای معایب بسیاری بود که به همین علت افراد به فکر افتادند تا روش‌های جدیدی برای حضور و غیاب پرسنل به وجود بیاورند تا هم کار سازمان و ادارات راحت شده و هم فردی به سختی و دردسر دچار نشود.
پس از چندین سال سعی و تلاش افرادی توانستند تا نرم افزار و دستگاه‌هایی را به وجود بیاورند که افراد به راحتی با استفاده از آن‌ها بتوانند حضور و غیاب کارمندان خود را در حوزه کاری انجام دهند. امروزه با به وجود آمدن سیستم و نرم افزارهایی مختص حضور و غیاب افراد، روش دستی دیگر بسیار کم‌تر و به ندرت مورد استفاده افراد و سازمان‌ها قرار می‌گیرد.
سیستم حضور و غیاب
سیستم حضور و غیاب سیستم کامل و جامعی است که ثبت حضور و غیاب پرسنل را برعهده دارد. این سیستم موظف است تا به صورت دقیق زمان ورود و خروج و همچنین روزهای حضور و غیاب افراد در محل کاری را ثبت کرده و در اختیار مدیر قرار دهد. این سیستم با توانایی و مهارت خود می‌تواند به سازمان مربوطه نظم داده و کارکنان آن را منظم کند.
بسیاری از مدیران با قرار دادن این سیستم در سازمان خود قصد دارند تا از زمان دقیق ورود و خروج پرسنل به محل کاری اطلاع پیدا کنند. حضور و غیاب کارمندان دارای مزیت‌های بسیاری است که می‌تواند سبب منظم شدن کارمندان شود. کارمندان نیز درصورت مشاهده حضور و غیاب پرسنل در محیط کاری ، دیگر اجازه تأخیر و غیبت بی اجازه‌ای را نخواهند داشت و در واقع باید بدانند که تمامی اطلاعات مربوط به حوزه کاری توسط این سیستم ثبت خواهد شد.
نحوه راه اندازی سیستم به این شکل است که در ابتدا باید اطلاعات تمامی کارکنان در آن به ثبت برسد تا بعدا هر یک از آن‌ها بتوانند اجازه ورود و خروج در محیط کاری را داشته باشند. سیستم حضور و غیاب با استفاده از تأیید هویت افراد کار می‌کند و به افراد این امکان را می‌دهد تا پس از تأیید هویتشان اجازه حضور و غیاب در محل کارشان را داشته باشند. ثبت حضور و غیاب به افراد این امکان را می‌دهد تا بدون هیچ گونه غیبتی روزانه در محل کار حضور داشته و هیچ نگرانی راجع به کسر حقوق نداشته باشند و به صورت تمام و کمال حقوق خود را دریافت کنند.
مزیت و ویژگی های سیستم حضور و غیاب پرسنل شرکت
سیستم حضور و غیاب پرسنل شرکت دارای مزایا و ویژگی‌هایی است که توانسته‌اند نظر افراد بسیاری را جلب کرده و از این طریق به مشهوریت و محبوبیت بسیاری دست یابند. در ادامه به معرفی برخی از ویژگی و مزیت‌های سیستم حضور و غیاب می‌پردازیم.
ثبت کردن اطلاعات مربوط به حضور و غیاب پرسنل
ثبت حضور و غیاب پرسنل جزو یکی از موضوعات مهمی است که امروزه بیشتر مورد بحث و تحلیل قرار می‌گیرد. ساعات حضور و همچنین زمان‌های غیبت کارکنان باید همیشه و در هر محل کاری ثبت شود تا به این وسیله بتوان محیط کاری مرتب و با نظمی داشت. برخورداری از این مزیت می‌تواند زمینه ساز ایجاد رشد و پیشرفت سازمان را فراهم کرده و از این طریق بتواند به موفقیت و پیروزی‌های بسیاری دست یابد.
برقراری نظم و تنظیم کردن صحیح برنامه ریزی
نظم و مرتب بودن در محیط کاری جزو مسائل حائز اهمیتی است که باید مورد توجه قرار بگیرد. این موضوع بسیار مهم بوده و می‌تواند سبب پیشرفت کسب و کار و افرادش شود. یکی از دلایلی که سبب پسرفت و ضرر برخی از سازمان‌ها می‌شود ، عدم برخورداری از نظم کافی و برنامه ریزی است. برنامه ریزی می‌تواند باعث شود که هر پروژه و کاری در زمان خود انجام شده و از این طریق هیچ گونه پسرفتی نداشت. بهتر است هر سازمانی با هر کارکنانی ، برنامه ریزی صحیح و درستی داشته باشد که به این وسیله بتواند به پیشرفت و رشد آنچنانی برسد.
دسترسی آسان مدیران به اطلاعات
این سیستم به مدیران این امکان را می‌دهد تا در هر زمان و هر مکانی به اطلاعات سیستم دسترسی داشته و از میزان حضور و غیاب کارکنان خود اطلاع پیدا کنند. از این طریق دیگر هیچ گونه ناانصافی در حق کارمندان نخواهد شد و هر کسی براساس هر میزان ساعات کاری و میزان حضور در محل کاری حقوق دریافت خواهد کرد.
ایجاد گزارش کاری اعم از روزانه و هفتگی و ماهانه وسالانه
این سیستم با توانایی و مهارت خود می‌تواند تمامی اطلاعات مربوط به میزان حضور ، میزان غیبت ، ساعت ورود ، ساعت خروج ، میزان مرخصی‌های گرفته شده و… را ثبت کرده و سپس در اختیار مدیر سازمان قرار دهد. این گزارش یکی از مزیت‌های خوب و بدرد بخور سیستم حضور و غیاب پرسنل است.
تمامی این موارد جزو مزیت‌های سیستم حضور و غیاب پرسنل شرکت بوده که می‌توانند به شرکت نظم دهند. از این طریق در صورتی که شرکتی دارای بی نظمی و بی برنامگی باشد، می‌تواند برنامه‌ای داشته و به موفقیت و پیروزی‌های بسیاری برسد. حضور و غیاب پرسنل این امکان را به شما خواهد داد تا بدون هیچ حرکت و انجام کاری به اطلاعات کارمندان خود دسترسی داشته و نسبت به کنترل و مدیریت کردن آن‌ها اقدام کنید.
سخن پایانی
سیستم حضور و غیاب جزو یکی از سیستم‌های مفیدی محسوب می‌شود که کاربرد بسیاری دارد. این سیستم دارای توانایی‌های بسیاری است و می‌تواند روزانه اطلاعات بسیاری را راجع به کارمندان ثبت و در اختیار مدیر سازمان قرار دهد. این سیستم نحوه کار آسانی داشته و حتی افراد بدون اطلاعات نیز می‌توانند نحوه استفاده از آن را یاد بگیرند.
دستگاه‌های حضور و غیاب با ورود خود به بازار توانستند تا در زمان کمی به میزان مشهوریت و محبوبیت بسیاری دست یابند و جزو یکی از تجهیزات بدرد بخور محسوب شوند. این دستگاه‌ها مزیت و ویژگی‌های بسیاری دارند که این مزایا نقش و تاثیر بسزایی در عملکرد آن‌ها دارا هستند.
امیدواریم از مطالب بیان شده لذت برده باشید و توانسته باشیم اطلاعات مفیدی راجع به حضور و غیاب پرسنل در اختیارتان گذاشته باشیم.