حضور و غیاب

هر اداره و سازمانی دارای یک سری نیروی انسانی است که برخورداری از آن‌ها می‌تواند تاثیر بسیاری در پیش رفتن امور داشته باشد. حضور و غیاب جزو یکی از مسائل مهم و حائز اهمیتی است که مدیران  هر نوع اداره و سازمانی به آن توجه زیادی می‌کنند. باید بدانید که هر سازمانی یک ساعت مشخص به منظور ورود و خروج کارکنان تعیین کرده که تمامی افراد موظف هستند تا در این ساعت در محل کار حضور داشته و به کار خود رسیدگی کنند و سپس محیط کار را ترک نمایند.

به همین منظور مدیران روی این ساعت حساس بوده و همیشه این گونه مسائل را بیشتر و با دقت بالاتری مورد بررسی قرار می‌دهند. سیستم حضور و غیاب جزو یکی از سیستم‌های جدیدی است که در برخی سازمان و ادارات مورد استفاده قرار می‌گیرد.

در ادامه به مطالب بیشتری راجع به حضور و غیاب می‌پردازیم؛ پس با ما همراه باشید.

الزامی بودن حضور و غیاب کارکنان

حضور و غیاب

حضور و غیاب کارمندان در محیط کاری طبق ساعت بیان شده جزو یکی از موضوعات حائز اهمیت است که بسیار مهم بوده و باید توجه زیادی به آن شود. دولت نیز اهمیت خاصی به آن می‌دهد و به همین دلیل تصمیم گرفت که راه چاره‌ای بیندیشد. به این سبب بخشنامه‌ای به ادارات و سازمان‌ها مبنی بر اینکه باید به ساعت ورود و خروج و غیبت پرسنل دقت بیشتری شود فرستاد و آن‌ها را موظف کرد تا بیشتر و دقیق‌تر به رفت ‌و آمد کارکنان دقت کنند.

به این سبب در سال 1365 جلسه‌ای در دی ماه به پیشنهاد سازمان امور اداری و استخدامی کشور به وسیله هیأت وزیران تشکیل شد که در جلسه افراد توانستند آئین نامه‌ای مختص حضور کارمندان و همچنین غیاب ‌آن‌ها چندین تبصره و بند نوشته و به ثبت رسانند. از آن پس تمامی ادارات و سازمان‌ها به ساعت ورود و خروج و همچنین میزان حضور و غیبت کارمندان خود دقت و توجه بیشتری دارند. در ادامه به بررسی تبصره و بندهای جلسه می‌پردازیم.

براساس این آئین نامه تمامی پرسنل و کارکنان دستگاه‌های اجرایی موظف شدند تا در ساعت تعیین شده در محل کار حضور داشته و به زمان تعیین شده اهمیت قائل شوند. همچنین این افراد باید ساعت ورود و خروج خود به محل کار را در دفتر حضور و غیاب یا همان دفتر حضور نوشته و به ثبت رسانند. به این شکل هر فردی که در ساعت تعیین شده در محل کار حضور نداشته باشد، باید از کارفرما یا مافوق خود اجازه کتبی گرفته باشد.

در واقع می‌توان گفت که این فرد باید از کارفرما یا رئیس خود مرخصی بگیرد تا اجازه داشته باشد بعدا در محل کار حضور یابد. در غیر این صورت غیبت برای او ثبت خواهد شد و به این سبب در انتهای ماه حقوقش کسری خواهد داشت.

نکته مهم دیگر این است در صورتی که فردی پس از ساعت تعیین شده در محل کار حضور پیدا کند، کار او با تأخیر شروع شده و باید ساعت دقیق ورود و خروج او در دفتر ثبت شود. برای مثال تأخیر را می‌توان به این شکل بیان کرد که فرض کنید فردی با 2 ساعت تأخیر به محل کار خود می‌رود، این 2 ساعت تأخیر در اداره مجاز بوده و در واقع جزو مرخصی‌های استحقاقی محسوب می‌شود. ولی اگر مدت زمان تأخیر بیش از 2 ساعت بوده باشد، در انتهای ماه با کسری حقوق روبرو خواهد شد.

همچنین یکی دیگر از موارد آئین نامه این است که اگر فردی زودتر از ساعت اتمام روند کاری از محل کار خارج شود، این مورد نیز تأخیر بوده است و تا سقف مشخص شده‌ای جزو مرخصی استحقاقی به شمار می‌رود، ولی زمانی که از حد خود بالاتر برود سبب کسر حقوق خواهد شد.

باید بدانید که امروزه سیستم حضور و غیاب به وجود آمده که این سیستم حضور و غیاب به راحتی و بدون هیچ مشکلی می‌تواند ساعات ورود و خروج و میزان غیبت افراد را ثبت کند. استفاده از سیستم حضور و غیاب توانست تا کمک بسیاری به مدیران کند که آن‌ها بتوانند به راحتی میزان حضور و همچنین غیاب کارمندان خود را ثبت کرده و از این طریق به مشهوریت زیادی برسد.

انواع روش های ثبت حضور و غیاب پرسنل در محیط کاری

از زمان‌های قدیم تا به حال چندین روش به منظور ثبت کردن حضور و همچنین غیبت کارمندان در محیط کاری به وجود آمده است که هر یک از این روش‌ها در جای خود بسیار موثر بوده و تاثیر بسیاری روی رفت‌ و آمد پرسنل داشته‌اند. از انواع روش‌های ثبت حضور و غیاب کارمندان می‌توان به موارد ذیل اشاره کرد:

استفاده از دفتر حضور و غیاب پرسنل

در زمان‌های قدیم مدیران برای اینکه اطلاعاتی در مورد حضور و غیاب کارمندان خود داشته باشند، دنبال راه چاره‌ای گشتند تا اینکه توانستند فردی را به عنوان منشی موظف می‌کنند تا او به ساعات ورود و خروج هر کارمندی توجه کرده و آن را یادداشت کند که در انتهای ماه، مدیر براساس این اطلاعات حقوق افراد را بپردازد. البته ناگفته نماند استفاده از این روش کمی ایراد و معایب داشت که سبب بهم خوردن آرامش و آسایش محیط کاری شد.

لازم به ذکر است که ارتباط و دوستی افراد با منشی نیز جزو یکی از موضوعاتی به شمار می‌رود که می‌توانست تاثیر بسیاری روی ثبت ساعات حضور و همچنین غیبت افراد داشته باشد. این روش بسیار قدیمی بوده و حال دیگر کمتر کسی پیدا می‌شود که از آن استفاده کند. معمولا افراد نیز با پیشرفت جامعه و تکنولوژِی سعی در بروز و آپدیت کردن خود دارند.

استفاده از برنامه اکسل

این روش نیز یکی دیگر از روش‌هایی است که ادارات و سازمان‌ها برای ثبت ساعات ورود و خروج و همچنین غیبت کارمندان از آن استفاده می‌کنند. این روش هنوز بسیار قدیمی نشده و امروزه نیز در برخی جاها مورد استفاده قرار می‌گیرد. ولی باید بدانید که این روش نیز همانند روش قبلی دارای یک سری معایبی است که این معایب قصد دارند تا کاربرد این روش را روز به روز کاهش داده و در نهایت سبب کنار گذاشتن آن شوند.

استفاده از دستگاه های حضور و غیاب

روش جدید و بروزی که به منظور ثبت حضور و غیبت پرسنل در محیط کاری مورد استفاده قرار می‌گیرد، دستگاه‌های حضور و غیاب هستند. این نوع دستگاه‌ها دارای انواع مختلف و گوناگونی بوده که هر کدام از آن‌ها نوع کاربرد و کارکرد گوناگونی دارند. از انواع سیستم‌های حضور و غیاب می‌توان به تشخیص چهره، اثر انگشت، رمزی و کارتی اشاره کرد که هر یک از انواع سیستم‌های حضور و غیاب در مکان‌های گوناگونی استفاده می‌شوند.

این نوع دستگاه‌ها امکان بروز هرگونه اشتباه و خطایی را کاهش دادند و توانستند تا اطلاعاتی از قبیل ساعت ورود و خروج، میزان غیبت و میزان مرخصی‌های استفاده شده در برخی دستگاه‌ها محاسبه حقوق و… را در اختیار مدیر سازمان قرار دهند. سیستم حضور و غیاب دارای توانایی و مهارت بسیاری است و می‌تواند ثبت اطلاعات کاربران را به خوبی انجام دهد.

مدیران سازمان و ادارت توانستند با استفاده از سیستم حضور و غیاب به راحتی اطلاعات پرسنل خود را در دستگاه ثبت کرده و به این وسیله میزان پولی را به صورت منصفانه میان کارکنان بسته به میزان کار هر فردی تقسیم کند.

چرا باید از دستگاه حضور و غیاب استفاده کنیم؟

استفاده از این دستگاه می‌تواند کمک بسیاری به سازمان یا اداره و… کند و به آن‌ها این امکان را بدهد تا روی رفت ‌و آمد پرسنل خود کنترلی داشته باشند. در واقع با این کار می‌توانید از زمان دقیق ورود و خروج افراد آگاه شده و در انتهای ماه براساس همین ساعات و میزان حضور حقوقشان را پرداخت کنید.

سخن پایانی

حضور و غیاب جزو مسائلی هستند که امروزه بیشتر مورد اهمیت قرار می‌گیرند. باید بدانید که ساعاتی به منظور حضور کارمندان در محل کارشان تعیین شده و آن‌ها موظف هستند طبق آن در محل حضور داشته و در انتهای ساعت از آن خارج شوند. روش‌های گوناگونی از زمان‌های قدیم تا الان برای ثبت حضور و غیبت پرسنل محیط کاری به وجود آمده که هر یک از آن‌ها به نوعی کاربرد داشته و مورد استفاده قرار می‌گرفتند. ولی حال با به وجود آمدن سیستم‌های بروزی، سایر روش‌ها دیگر به ندرت استفاده می‌شوند.

انواع سیستم‌های حضور غیاب به چند نوع دسته بندی شده که این دستگاه‌ها توانسته‌اند به مدیر این امکان را بدهند که در هر ساعتی به اطلاعات دستگاه دسترسی داشته و میزان حضور و غیاب هر کارمند را متوجه شود.

امیدواریم از مطالب بیان شده لذت برده باشید و توانسته باشیم اطلاعات مفیدی در مورد حضور و غیاب در اختیارتان گذاشته باشیم.