حضور و غیاب روزانه
چرا حضور و غیاب روزانه در هر سازمانی اعم از ادارات و شرکت‌ها ضروری است؟ سازمان‌ها و شرکت‌ها برای اینکه پیشرفت کنند باید بازده کاری خود را افزایش دهند. نظم بخشیدن به رفت و آمد کارمندان موجب افزایش راندمان کاری می‌شود. بنابراین انتخاب روشی کارآمد جهت حضور و غیاب روزانه کارمندان یکی از ضروریات تمام سازمان‌ها به شمار می‌آید.
مشاهده کارکنان برای مدیر در تمام ساعت کاری امکان پذیر نیست، اما بسیار اهمیت دارد که از حضور به موقع پرسنلش مطلع شود. یک مدیر بابت وقت و حرفه کاری به کارکنان خود پول می‌دهد؛ بنابراین اگر به هر دلیل موجه و یا غیر موجه در محل کار حضور نداشته باشند، مدیر حق دارد از حقوق آنها کسر کند.
با ما همراه باشید تا انواع روش‌های حضور و غیاب روزانه کارکنان، نکاتی برای حضور به موقع و احساس مسئولیت کارمندان را با شما در میان بگذاریم.
انواع روش های حضور و غیاب کارکنان
حضور و غیاب روزانه
برای اینکه بتوان ساعات کاری کارکنان را دنبال کرد، از دیرباز تا به الان مدیران و یا مالکان کسب و کار از شیوه‌هایی بهره برده‌اند. اما گاه برای آنها مشکل ساز ، هزینه بر و در نهایت موفق نبوده‌اند.در اینجا به انواع روش‌های حضور و غیاب کارکنان می‌پردازیم.
روش قدیمی: دفتر حضور و غیاب روزانه
در این روش ، یک شخص مانند مسئول دفتر یا منشی ساعت ورود و خروج تمام کارمندان را به تک به تک و به صورت دستی ، در دفتر حضور و غیاب پرسنل ثبت می‌کرد. این شیوه همان‌گونه که تصور می‌شود ، احتمال خطای انسانی در آن بسیار است. همچنین احتمال اینکه روی روابط بین شخص ثبت کننده و کارکنان تاثیر منفی بگذارد ، بسیار زیاد است.
روش قدیمی اما رایج: استفاده از برنامه اکسل برای ثبت ورود و خروج پرسنل
هنوز در بعضی از سازمان‌های اداری از نرم افزار اکسل برای حضور و غیاب کارمندان استفاده می شود. استفاده از برنامه اکسل نسبت به روش ثبت در دفتر حضور و غیاب سریع‌تر است ، اما باز هم احتمال مشکل بین شخص ثبت کننده و کارمندان وجود دارد.
روش جدید و موثر: استفاده از دستگاه حضور و غیاب
استفاده از دستگاه حضور و غیاب بهترین راه حل برای حضور و غیاب روزانه کارکنان است. سیستم حضور و غیاب انواع مختلف دارد ؛ به عنوان مثال با تشخیص اثر انگشت ، کارت ، چهره و… عمل می‌کنند. استفاده از این دستگاه احتمال خطای انسانی را به حداقل می‌رساند و تمام اطلاعات لازم درباره غیبت ، مرخصی ، ورود و خروج ، اضافه کاری پرسنل ، را در سیستم ثبت خواهد کرد. تا به امروز این دستگاه، بهترین روش ممکن برای محاسبه ساعات کاری و حقوق منصفانه است.
مراحلی برای حضور و غیاب کارکنان
اگر تجربه‌ی مدیریت یک سازمان را دارید، قطعا با مشکلات حضور و غیاب روزانه مواجه شده‌اید. مگر اینکه در سمت مدیرعامل شرکت و یا سازمان باشید و این وظایف و دردسرها را به مدیر داخلی واگذار کنید.
در ادامه روش‌هایی به شما معرفی می‌کنیم که مدیران سازمان‌های بزرگ و کوچک به کار می‌برند. با استفاده از این روش‌ها قادر هستید به خوبی حضور غیاب پرسنل را زیر نظر داشته باشید. پس دیگر لازم نیست که وقت مفید خود را صرف کنید این کار کنید.
۱- یک سیاست کامل و رسمی ، جهت حضور و غیاب کارکنان ایجاد کنید
سیاست رسمی به مدیران کمک خواهد کرد که قوانین به خصوص شرکت خود را برای حضور و غیاب روزانه در کل سازمان ایجاد کند. به عنوان مثال در شرکتی کارکنان باید ساعت ۷ صبح در آنجا حضور داشته اگر شخصی بعد از از ساعت ۷ در محل کار حضور یابد به عنوان تاخیر محسوب می‌شود و بر اساس قوانین تعیین شده از طرف مدیر شرکت،از حقوق آن شخص کسر خواهد شد.
۲- قوانین تعیین شده توسط خود را در حضور و غیاب کارکنان کاملا جدی و مقرراتی اجرا کنید
هنگامی که قوانین خاصی برای حضور و غیاب روزانه پرسنل در سازمان خود اعمال می‌کنید ، خودتان نیز باید آنها را رعایت کنید. بر اساس قوانین شرکت باید با کسانی که تاخیر دارند برخورد شود ، بدین‌گونه کارمند به آسانی متوجه عواقب ناشی از عدم رعایت قوانین خواهد شد. گاهی اوقات در صورت تکرار تاخیر در حضور یافتن می‌توانید در جلسات آموزشی، در هنگام ارزیابی عملکرد شخص و یا این ترکیب کار به وی تذکر داده شود.
۳- برای کارمندان مرخصی در نظر داشته باشید
هنگام تعیین سیاست سازمان مرخصی کارکنان را نیز به صورت شفاف مشخص کنید. شما باید پرسنل حق و حقوقی در نظر داشته باشید تا در صورت هرگونه مشکل ناخواسته بتوانند مرخصی بگیرند. اگر چه مدیریت این قوانین، می‌تواند سخت و چالش برانگیز باشد، اما اگر در نظر داشته باشید که کارکنان بتواند بین کار و زندگی شخصی‌شان تعادل برقرار کنند، به طور قطع آنها نیز عملکرد بهتری خواهند داشت.
۴- قوانین را اجرا کنید و به آن پایبند باشید
هر سرپرست باید مسئول حضور و غیاب روزانه کارمندان و نحوه عملکرد آنها باشد. لازم است مدیر ارشد برای مدیران زیر مجموعه سیاست مشخصی درباره ساعت کار قرار دهد تا آنان مسئولیت تیم وظیفه خود را جهت وضعیت حضور و غیاب کارکنان را بدانند.
بهترین راه حل این است که گاهی جلساتی در خصوص مشکلات و تاخیرات کارکنان برگزار شود تا به طور واضح و رودررو با آنها صحبت کنید. این روش روش کارآمد تری نسبت به کاغذ بازی است.
سرپرستان برای اینکه اهمیت مسئله را به تیم منتقل کند، باید ابتکار عمل داشته باشند. به عنوان مثال منتظره جلسات ارزیابی عملکرد و یا جلسات گروهی نباشند و هر زمانی که ضروری دانستند به این امور رسیدگی کنند.
۵- دستگاه ارزیابی عملکرد را متصل به عملکرد روزانه کارکنان کنید
اگر می‌خواهید کارمندان را ترغیب به کار بیشتر و موثرتر کنید، راهی برای پاداش هدفمند و تشویق آنها پیدا کنید. با داشتن سیستم پرداخت در ازای عملکرد قادر هستید پرداخت به هر کارمند را به عملکردش متصل کنید. بهتر است وعده الکی ندهید، چون نتیجه عکس می‌دهد و به احتمال زیاد کارکنان دیگر به حرف شما عمل نمی کنند. حتی امکان دارد نیروهای خوب را نیز از دست دهید!
البته توجه داشته باشید که لازم نیست پاداش میلیونی بدهید تا کارکنان‌تان را به کار بیشتر تشویق کنید.
۶- از کارمندان قدردانی کنید
بسیاری از مدیران تصور می کنند با تشکر کردن و قدردانی از کارکنان تنش بین بقیه کارمندان ایجاد خواهد شد و یا اینکه خود کارمند توقع نسبت به قبل بیشتر می‌شود.
هوشمندانه عمل کنید، به گونه‌ای که از کارمندان در جلسات عمومی تشکر و به آنها پاداش دهید و کاملا توضیح دهید که بابت چه چیزی پاداش دریافت می‌کنند. به این صورت دیگر کارکنان نیز متوجه خواهند شد چه چیزی برای شرکت و مدیر ارزشمند است.
مثلا: کارکنانی که در طی یک ماه گذشته به طور منظم سر کارشان حضور داشته اند و هیچ گونه تاخیر غیر موجه نداشته‌اند را تشویق کنید.
۷- برنامه آموزشی برای کارمندان در نظر بگیرید
برای کارمندان آموزش‌های کار تیمی در نظر داشته باشید. در این آموزش‌ها در مورد روابط بین افراد تیم و همچنین اهمیت حضور هر یک از اعضا در تیم و تاثیر عملکرد وی توضیح دهید. به آنها تاکید کنید که ارتباطات تیمی در محیط کار در عملکرد شرکت بسیار تاثیرگذار است.
شاید واقعاً بعضی افراد از تاثیرات منفی بی نظمی خود بر تیم آگاه نیستند و هنگامی که برای آنها توضیحاتی دهید، متوجه کارشان شوند و دیگر آن عمل را تکرار نکنند.
۸- مرخصی کافی را برای کارمندان در نظر بگیرید
مرخصی دادن به کارکنان شاید برای شما کاملا بدیهی باشد، اما اغلب شرکت‌ها به آن توجه نمی‌کنند. اگر مدیران به کارمندان مرخصی کافی و به موقع بدهند، در این صورت آنها برای مسائل شخصی از اوقات کاری خود استفاده نخواهند کرد. در غیر این صورت، اگر از زمان کاریشان بزنند، کاملاً طبیعی است.
امکان دارد برای یک مدیر، مرخصی دو روزه در طول یک ماه تمسخر آمیز باشد، اما برای یک کارمند بسیار مفید است. حتی می‌تواند روزهای دیگر را با تمرکز و انرژی زیاد به کار ادامه دهد.
سخن آخر
بزرگ‌ترین سرمایه یک سازمان نیروی کار و کارمندان آن است. مالک هر کسب و کاری بسیار برایش اهمیت دارد که از ساعت کاری کارکنان خود مطلع باشد تا بتواند از وقت آنها بهترین بهره را ببرد.
کارمندان برای کسب و کارها مهم‌ترین نیروی حیاتی به شمار می‌آیند؛ به همین دلیل وقتی یک سازمان به مشکل می‌خورد باید علت آن را در بهره وری کارکنان یافت. اگر تمام حضور و غیاب روزانه پرسنل با دقت ثبت شود، طبیعتا شرکت هم روز به روز پیشرفت خواهد کرد و هرگز با ضرر و شکست مواجه نخواهد شد.