حضور و غیاب اکسل

حضور و غیاب جزو اموری به شمار می‌رود که در تمامی ادارات و سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. در واقع باید بدانید که تهیه کردن لیست حضور و غیاب سبب خواهد شد تا تمامی کارکنان به صورت منظم در محل کار حاضر شده و از این طریق شما بتوانید به عنوان مدیر یا رئیس ، نظم بسیاری در کارتان به وجود بیاورید.  توجه کنید که با استفاده از لیست حضور و غیاب می‌توان میزان غیبت کارکنان را کاهش داد.

حضور و غیاب اکسل یکی از روش‌هایی است که ادارات و سازمان‌ها با به کار گیری آن میزان حضور ، غیبت ، مرخصی و… پرسنل را ثبت کرده و در نهایت براساس همین گزارش حقوق پرداخت می‌کنند.

در ادامه به مطالب بیشتری راجع به حضور و غیاب اکسل می‌پردازیم ؛ پس با ما همراه باشید.

اکسل چیست و چه اصطلاحاتی دارد؟

حضور و غیاب اکسل

اکسل یکی از نرم افزارهای صفحه گسترده‌ای است که از آن برای گردآوری ، نظم دهی و مورد بررسی و پردازش قرار دادن اطلاعات استفاده می‌شود. این اطلاعات می‌توانند شامل همه چیز اعم از متن ، عدد ، تصویر و… باشند که به وسیله کاربر وارد می‌شوند. باید بدانید که شکل کلی این نرم افزار به صورت جدول بوده و دارای یکسری سطر و ستون‌هایی است. این برنامه دارای یک سری اصطلاحاتی است که هر فردی به منظور انجام امور خود باید از آن‌ها آگاهی داشته باشد. در ادامه به معرفی اصطلاحات نرم افزار اکسل می‌پردازیم.

برگه

نرم افزار اکسل دارای تعدادی برگه است که به شما این امکان را می‌دهد اطلاعات حضور و غیاب خود یا هر گونه اطلاعاتی را در آن نوشته و ذخیره کنید. به این منظور خواهید توانست تا در هر زمانی به این فایل و اطلاعاتش دسترسی داشته و از آن‌ها استفاده کنید.

سلول

این جدول دارای یک سری سلول‌هایی است که امکان افزایش سایر آن‌ها نیز وجود دارد. برای انجام این کار کافی است تا برخی از قابلیت‌های نرم افزار را به کار بگیرید که بتوانید چند سلول را به یک سلول یا یک سلول را به چندین سلول تبدیل کنید. به این طریق می‌توانید اطلاعات بیشتری درون یک سلول جای دهید.

ستون

نام دیگر ستون ، ردیف بوده که هر یک از برگه‌های نرم افزار دارای ستون هستند و شما می‌توانید به دلخواه خود سایز آن‌ها را افزایش داده و به ستون‌های بیشتری دسترسی داشته باشید. ستون‌ها به شما این قابلیت را می‌دهند تا بتوانید به هر میزان اطلاعاتی که نیاز دارید از ستون‌ها استفاده کنید.

این سه مورد جزو اصطلاحات نرم افزار اکسل هستند که هر یک در جای خود دارای کاربرد و نقش بسیاری در برنامه می‌باشند. حضور و غیاب اکسل نقش بسزایی در ورود و خروج افراد داشته و هیچ گونه سختی و دشواری ندارد.

نرم افزار حضور و غیاب اکسل چه مزیت و ویژگی هایی دارد؟

این نرم افزار جزو یکی از پرکاربردترین برنامه‌هایی است که امروزه در برخی ادارات و سازمان‌ها از آن ، به منظور حضور و غیاب کارکنان استفاده می‌کنند. نرم افزار حضور و غیاب اکسل از جمله روش‌هایی است که با آن می‌توان به ثبت حضور و غیاب در اکسل دست یافت. ولی لازم به ذکر است حضور و غیاب اکسل با به وجود آمدن سیستم‌های حضور و غیاب دیگر کمتر مورد استفاده قرار می‌گیرد و استفاده چندانی ندارد.

این برنامه دارای یک سری مزیت و ویژگی‌هایی است که این مزیت‌ها سبب شده‌اند تا این روش از سایر روش‌ها متمایز شده و بیشتر مورد استفاده قرار بگیرد. در ادامه به بررسی مزیت و ویژگی‌های نرم افزار حضور و غیاب اکسل می‌پردازیم:

• امکان ثبت ساعات ورود و خروج
• ثبت اطلاعات ورود و خروج و حضور و غیاب افراد در زمان کمی
• امکان گزارش گیری توسط مدیر سازمان در هر جا و هر زمانی
• امکان محاسبه میزان حقوق دریافتی هر فرد در ماهیانه
• و. . .

نحوه استفاده از حضور و غیاب اکسل

این نرم افزار جزو برنامه‌های پرکاربردی است که بیشتر از هر برنامه‌ای در انواع مکان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. به همین منظور این برنامه به شکلی ساده طراحی شده تا هر فردی با هر میزان توان بتواند از عهده کار با آن بربیاید. البته لازم به ذکر است که تمامی کارکنان و مدیران و معاونان باید از نحوه کار با این برنامه آگاه باشند که بتوانند از آن در زمان مورد نیاز استفاده کنند. در ادامه به نحوه استفاده از حضور و غیاب اکسل می‌پردازیم.

فرم مربوطه از قبل طراحی شده و در سیستم هر فرد با اطلاعات خودش وجود دارد که فرد موظف است روزانه ساعات ورود و خروج خود از محل کار را در آن یادداشت کند. حضور و غیاب اکسل به شما کمک می‌کند که به تمامی ساعات ورود و خروج و غیبت‌های خود آگاه بوده و در انتهای ماه با قرار دادن این فایل در اختیار امور مالی ، حقوق خود را دریافت کند. البته دقت کنید که تمامی اطلاعاتی که روزانه در اکسل وارد خواهید کرد باید به شکل درست وارد شوند تا شما بعدا دچار مشکلاتی اعم از اخراج نشوید.

نرم افزار اکسل دارای مزیت‌های بسیاری است که می‌تواند با مهارت و توانایی خود میزان کارکرد روزانه، ماهانه و سالانه ، میزان غیبت ، بدهکاری ، مقدار حقوق دریافتی و… افراد را مشخص کند. ثبت حضور و غیاب در اکسل کار مدیران را راحت کرده و به افراد این امکان را داده است تا اطلاعات را خودشان وارد کرده و در هر زمانی به آن دسترسی داشته باشند.

چگونه در اکسل لیست حضور و غیاب درست کنیم؟

ثبت حضور و غیاب در اکسل امری بسیار مهم و ضروری است و به سازمان و ادارات کمک می‌کند تا به راحتی به حضور و غیاب اکسل کارمندان خود دسترسی داشته باشند. ممکن است این سوال برای شما هم پیش آمده باشد که چگونه در اکسل لیست حضور و غیاب درست کنیم. انجام این کار بسیار ساده بوده و هیچ سختی ندارد. حال برای اینکه بدانید چگونه در اکسل لیست حضور و غیاب درست کنیم در ادامه با ما همراه باشید.

1. در مرحله اول کافی است یک جدول با تعدادی ستون با اندازه دلخواهی بسازید. سپس فیلدهایی که نیاز دارید را اعم از روز ، تاریخ ، ایام هفته ، ساعت ورود ، ساعت خروج و… را در ابتدای هر ستون یادداشت کنید. از آن پس می‌توانید در ادامه ، اطلاعات مختص به آن‌ها را بنویسید.
2. در مرحله دوم نیاز است که میزان کارکرد روزانه و اضافه کاری یا حتی کسری آن را محاسبه کنید. برای انجام این کار باید برای هر روز ، ساعت کاری را منهای ساعت ورود به محیط کار از ساعت خروج از محیط کاری کرده و در نهایت میزان حاصل آن را به دست بیاوریم.
3. در مرحله سوم برای اینکه بتوانید کسر یا اضافه کاری را به دست بیاورید ، باید زمان استاندارد کاری را برای هر روز تعیین کنید. انجام این کار در ستون K انجام خواهد شد. برای اینکه بتوانید کسر کاری را محاسبه کنید باید از تابع IF استفاده نمایید. دقت داشته باشید وقتی که میزان ساعت کاری از میزان ساعت زمان استاندارد کم‌تر باشد ، در واقع کسر کاری به وجود آمده است. پس برای به دست آوردن کسر کاری باید ساعت کاری را منهای ساعت استاندارد کنیم. توجه داشته باشید درصورتی که این کسر ممکن نبوده و اتفاق نیفتد، تابع IF ما را قادر می‌سازد که به جای مقدار از علامت “” استفاده کنیم.
4. در مرحله چهارم باید میزان ساعات کاری را جمع کنیم. پس برای این کار باید از تابع SUM استفاده کرده و این کار را در سلول‌های L12، K12، I12، F12، M12 انجام دهید.
5. مرحله پنجم ، مرحله آخر بوده و در آن موظف هستید جدول خود را رنگ آمیزی کرده و اطلاعات را در آن نهایی کنید.

سخن پایانی

حضور و غیاب اکسل نیز یکی دیگر از روش‌هایی است که به منظور ثبت حضور و غیاب در اکسل استفاده می‌شود. فرم‌های این گزارش از قبل آماده شده و شما موظف هستید تا روزانه در سیستم خود اطلاعاتی اعم از ساعات ورود و خروج ، غیبت و… را وارد کنید.

البته نکته مهم این است که نباید در وارد کردن اطلاعات این گزارش، اطلاعات نادرست بنویسید؛ چرا که حضور و غیاب اکسل شما توسط بخش امور مالی قابل چک کردن است. ثبت حضور و غیاب در اکسل این امکان را به شما می‌دهد که خودتان اطلاعات را وارد کرده و به علت اینکه کسر حقوقی نداشته باشید ، همیشه و در همه مواقع در زمان معین شده در محل کار حضور یابید.

امیدواریم از مطالب بیان شده لذت برده باشید و توانسته باشیم اطلاعات مفیدی در مورد حضور و غیاب اکسل در اختیارتان گذاشته باشیم.