ثبت حضور و غیاب
از زمان‌های قدیم برخی از ادارات و سازمان‌ها به منظور ثبت حضور و غیاب کارمندان خود دچار مشکلاتی بودند و خطاها و اشتباهاتی را تجربه کرده‌اند. به همین منظور افراد به فکر افتادند که دستگاهی را طراحی و تولید کنند تا با استفاده از آن ، کار مدیران راحت شده و به آسانی بتوانند به اطلاعات حضور و غیاب افراد دسترسی داشته باشند. در واقع می‌توان گفت ثبت حضور و غیاب جزو یکی از معضلات جامعه به شمار می‌رود که سازمان‌های بسیاری با آن درگیر هستند.
پس از سال‌ها انجام سعی و تلاش افراد توانستند دستگاهی بسازند که این دستگاه می‌توانست ساعات ورود و خروج افراد به محل کار را ثبت کند. از آن پس کار مدیران نیز راحت شد و می‌توانستند در هر کجا و هر زمانی به اطلاعات دستگاه دسترسی داشته باشند.
در ادامه به مطالب بیشتری راجع به ثبت حضور و غیاب می‌پردازیم ؛ پس با ما همراه باشید.
سیستم حضور و غیاب چیست؟
ثبت حضور و غیاب
سیستم حضور و غیاب، سیستمی جهت کنترل ، مدیریت تردد و ورود و خروج کارکنان است که می‌تواند به راحتی حضور و غیاب افراد را انجام داده و در خود ثبت کند. ثبت حضور و غیاب چگونه است سوال بسیاری از افرادی است که هیچ گونه اطلاعاتی راجع به ثبت حضور و غیاب افراد و چگونگی آن در محیط کاری را ندارند.
باید بدانید که ثبت حضور و غیاب کارمندان در زمان‌های قدیم به صورت دستی توسط یک فرد انجام می‌شد ولی حال به دلیل اینکه سازمان‌ها و ادارات بزرگ و گسترده شده‌اند ، نمی‌توان از روش دستی استفاده کرد. در نهایت این نوع مکان‌ها مجبور به خریداری سیستم حضور و غیاب شدند و از این طریق می‌توانند تا تردد ورود و خروج کارمندان خود را چک و بررسی کنند.
امروزه معمولا از روش دستی به ندرت استفاده می‌شود ولی در عوض استفاده از سیستم حضور و غیاب رایج شده و بیشتر است. دستگاه حضور و غیاب از سیستم فیزیکی و کامپیوتری برخوردار شده که از قابلیتی بنام ثبت حضور و غیاب افراد دارا است. استفاده از دستگاه و ثبت حضور و غیاب به کارمندان این امکان را می‌دهد تا روزانه ورود و خروج خود را از طریق دستگاه ثبت کنند و به این وسیله هیچ نگرانی درمورد حقوق خود نداشته باشند. این نوع سیستم دارای نوع‌های گوناگونی است که انواع سیستم ثبت حضور و غیاب هر یک دارای مزیت و ویژگی‌های بخصوصی هستند.
اجزا و تجهیزات تشکیل دهنده سیستم حضور و غیاب شامل چه مواردی هستند؟
این سیستم نیز همانند سایر ابزار و تجهیزات دارای یکسری اجزایی است که این اجزا با کنار هم قرار گرفتن توانسته‌اند تا دستگاه حضور و غیابی را به وجود بیاورند. این سیستم نقش بسیاری در ثبت حضور و غیاب پرسنل دارد و جزو یکی از موارد مهمی به شمار می‌رود که وجود آن در هر محیطی مهم و الزامی است.
در پاسخ به پرسش ثبت حضور و غیاب چگونه است می‌توان گفت که این نوع ثبت اطلاعات از طریق دستگاه حضور و غیاب انجام خواهد شد که این دستگاه دارای اجزای بسیاری است. همین اجزا می‌توانند در کارکرد و عملکرد سیستم تاثیر گذاشته و استفاده از آن را برای مردم راحت کنند. این سیستم از یکسری اجزا و تجهیزات تشکیل شده که از آن‌ها می‌توان به موارد ذیل اشاره کرد :
- برد الکترونیکی
- صفحه نمایش
- پردازنده
- حافظه
- پورت‌های ارتباطی
- کیس و ابزار و تجهیزات شناسایی اعم از سنسور ، اثر انگشت ، تشخیص چهره و…
ثبت حضور و غیاب چگونه است؟
برای پاسخ به سوال اینکه ثبت حضور و غیاب چگونه است می‌توان گفت که این کار از طریق دستگاهی بنام دستگاه حضور و غیاب انجام می‌شود. این دستگاه‌ها انواع و اقسام گوناگونی بوده که هر کدام از آن‌ها دارای مزیت و ویژگی‌هایی هستند.
دستگاه‌های حضور و غیاب جزو دستگاه‌های پرطرف‌داری به حساب می‌آیند که می‌توانند به راحتی و بدون هیچ مشکلی حضور و غیاب افراد را ثبت کنند. باید بدانید که عملکرد این سیستم به این شکل است که افراد موظف هستند در استفاده از آن اطلاعات خود را وارد کنند تا به این طریق بتوانند اجازه ورود و خروج از محیط کاری را دریافت نمایند. ثبت حضور و غیاب می‌تواند از طریق وارد کردن رمز ، تشخیص چهره و اثر انگشت باشد که هر یک از این روش‌ها دارای مزیت و ویژگی‌هایی هستند.
در ابتدای راه اندازی سیستم ، اطلاعات پرسنل باید در دستگاه ثبت شود تا پس از آن افراد به راحتی بتوانند در زمان ورود و خروج بدون هیچ مشکلی وارد و خارج شوند. در واقع این نوع سیستم با تأیید هویت افراد به آن‌ها اجازه ورود و خروج می‌دهد و می‌توان گفت که این قابلیت در انواع دستگاه‌های حضور و غیاب وجود دارد. ثبت حضور و غیاب به افراد این امکان را می‌دهد تا بدون هیچ گونه نگرانی و کسری از حقوق، حقوق خود را به صورت تمام و کمال دریافت کنند. انواع سیستم ثبت حضور و غیاب به شکل زیر هستند :
دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره
این دستگاه با توانایی و مهارت خود می‌تواند تأیید هویت افراد را از طریق تشخیص چهره آن‌ها انجام دهد. نحوه استفاده از این نوع دستگاه به این شکل است که در ابتدای راه اندازی دستگاه ، افراد موظف هستند که چهره خود را در مقابل تصویر دستگاه قرار دهند تا چهره آن‌ها در آن ذخیره و ثبت شود. از آن پس به راحتی خواهند توانست با ایستادن در مقابل دستگاه چهره خود را اسکن کرده و حضور و غیاب خود را ثبت کنند.
دستگاه حضور و غیاب اثر انگشت
این نوع سیستم حضور و غیاب از طریق اسکن اثر انگشت افراد کار می‌کند. هر فرد موظف است تا در راه اندازی آن انگشت خود را اسکن کرده و اثر انگشت خود را در دستگاه ثبت کند. سپس به راحتی با اسکن اثر انگشتتان وارد محیط کارتان شده و از آن خارج شوید.
دستگاه حضور و غیاب کارتی
این نوع دستگاه نیز کارتی بوده و ورود و خروج کارکنان با استفاده از یک کارت امکان پذیر است. در واقع افراد موظف هستند که هربار در ورود و خروج کارت خود را اسکن کرده و با استفاده از کد موجود در آن حضور و غیاب خود را ثبت کنند.
دستگاه حضور و غیاب رمزی
در این روش نیز به هر فرد توسط سازمان یا اداره مربوطه یک کد اختصاصی داده خواهد شد که فرد در هر ورود و خروج باید از آن استفاده کرده و حضور و غیاب خود را در دستگاه به ثبت رساند.
این 4 مورد جزو انواع سیستم ثبت حضور و غیاب است که هر کدام از آن‌ها دارای کاربرد گوناگونی هستند.
در خرید دستگاه حضور و غیاب توجه به چه نکاتی ضروری و مهم است؟
در خرید دستگاه حضور و غیاب نیز باید به یک سری نکاتی توجه داشته باشید تا بتوانید خرید خوبی داشته و به راحتی به ثبت حضور و غیاب پرسنل خود دسترسی داشته باشید. توجه به این نکات بسیار مهم بوده و در عملکرد دستگاه نقش بسزایی دارند. در ادامه به بررسی نکات قابل توجه در هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب می‌پردازیم.
- گزارش دهی کامل و صحیحی از میزان حضور و غیاب کارمندان را در اختیار مدیر قرار دهد.
- قابلیت یکپارچه سازی با برنامه‌های پرداخت را داشته باشد.
- در برخی دستگاه‌ها نیز امکان محاسبه حقوق هر فرد وجود دارد.
- دستگاه باید دارای ثبت زمان به صورت خودکار باشد.
- مدیر دسترسی آسانی به اطلاعات حضور و غیاب کارمندان خود داشته باشد.
- عدم ورود افراد را غیبت حساب کرده و به آسانی بتواند غایبان را ثبت و مدیریت کند.
- و…
سخن پایانی
ثبت حضور و غیاب کارمندان جزو یکی از مسائل مهمی به شمار می‌رود که بسیاری از ادارات و سازمان‌ها روی آن حساس هستند و به کارمندان خود توصیه می‌کنند تا روزانه نسبت به ثبت حضور و غیاب خود توسط دستگاه اقدام کنند. در پاسخ به اینکه ثبت حضور و غیاب چگونه است می‌توان گفت که این دستگاه دارای یک سری مهارت و توانایی‌هایی می‌باشد که با استفاده از راه و روش‌هایی می‌تواند حضور و غیاب افراد را در دستگاه ذخیره و ثبت کند.
در واقع باید بدانید که ثبت حضور و غیاب پرسنل از طریق همین سیستم انجام می‌گیرد و افراد موظف هستند که روزانه زمان ورود و خروج خود از محیط کاری را با استفاده از دستگاه مشخص کنند تا در انتهای ماه بر این اساس حقوق بگیرند.
امیدواریم از مطالب بیان شده لذت برده باشید و توانسته باشیم اطلاعات مفیدی در مورد ثبت حضور و غیاب در اختیارتان گذاشته باشیم.