نرم افزار حضور و غیاب
نرم افزار حضور و غیاب

نرم افزار حضور و غیاب

نرم افزار حضور و غیاب چگونه کار می کند؟ یکی از مهم ترین موارد در زمینه مدیریت نیرو های انسانی کنترل ورود و خروج پرسنل می باشد. این موضوع از چندین جهت دارای اهمیت های فراوانی است. به همین دلیل یکی از مهم ترین دغدغه های مدیران مدیریت برنامه حضور و غیاب کارمندان بوده است. در زمان های قدیم معمولا این سیستم های به صورت کارتی بودند. به این صورت که هر یک از پرسنل کارت مخصوص به خود را داشتند. این سیستم اما یک ایراد بزرگ داشت و آن هم این بود که می شد برخی مواقع، افراد دیگری به جای کس دیگری کارت بزنند. به همین دلیل در سیستم ها حقوق و دستمزد و بیمه و سایر مسائل مانند انضباط کاری مشکلاتی برای کار فرمایان به وجود می آمد. به همین دلیل نرم افزار حضور و غیاب با هدف بر طرف کردن این موضوع معرفی شد.

 

نرم افزار حضور و غیاب چیست ؟

نرم افزار حضور و غیاب

این سیستم ها به صورت ذاتی یکی از موثر ترین و مهم ترین راه کار های کنترل ورود و خروج پرسنل و کارمندان یک سازمان یا یک شرکت می باشد. مهم ترین کاری که این سیستم انجام می دهد این است که شما با کمک این نرم افزار حضور و غیاب می توانید تمامی تردد ها و ورود و خروج پرسنل خود را نه تنها محاسبه کنید بلکه این امکان را به شما می دهد که این سیستم را به صورت مکتوب و مستند ثبت و ضبط کنید. اگر شما با همچین سیستمی رو به رو باشید می توانید عملکرد کارمندان خود را بدون خطا در انتهای هر ماه به صورت کامل مورد ارزیابی قرار دهید.

به طور کلی از قدیم تا به امروز مدیریت حضور و غیاب به شیوه ها و روش های مختلفی صورت می گرفته است، این انواع برنامه حضور و غیاب هر کدام دارای مزیت های منحصر به فرد خود بودند. از طرفی هر یک از آنها نیز معایبی داشتند که موجب می شد همیشه کارفرمایان به دنبال یک نرم افزار حضور و غیاب خوب باشند که میزان مزایای آن نسبت به معایب آن تا حد قابل توجهی بیشتر باشد.

نرم افزار حضور و غیاب

انواع سیستم های حضور و غیاب

می توانیم سیستم های حضور و غیاب را از دیرباز تا کنون به پنج دشته مختلف تقسیم کنیم به عنوان انواع سیستم های حضور و غیاب. این پنج دسته عبارت اند از :

  1. ثبت ورود و خروج پرسنل توسط نیروی انسانی در دفاتر مخصوص ثبت ورود و خروج
  2. استفاده از سیستم های کارتی، به این صورت که با استفاده از کارت شناسایی متخصوص پرسنل ورود و خروج پرسنل به ثبت می رسید.
  3. برخی از سازمان ها برگه هایی به نام برگه های حضور و غیاب داشتند که ورود و خروج پرسنل را بر روی این سیستم به صورت دستی توسط نیرو های انسانی ثبت می کردند.
  4. استفاده از انواع نرم افزار حضور و غیاب که مدرن ترین و به روز ترین انواع سیستم های حضور و غیاب می باشد.
  5. استفاده از نرم افزار حضور و غیاب آنلاین که یکی از زیر مجموعه های انواع برنامه حضور و غیاب می باشد.

 

نکته : با توجه به پیشرفت تکتنولوژی و استفاده گسترده از برنامه حضور و غیاب معمولا دیگر از روش های سنتی و دستی مانند ثبت دستی در برگه های حضور و غیاب و دفاتر مخصوص معمولا کمتر مورد استفاده قرار می گیرد. به همین دلیل معمولا بسیاری از کارفرمایان و بسیاری از صاحبان کسب و کار برای کنترل ورود و خروج از نرم افزار حضور و غیاب آنلاین استفاده می کنند.

 

هدف استفاده از نرم افزار حضور و غیاب

همان طور که گفتیم معایبی که در سیستم ها و انواع روش های سنتی حضور و غیاب وجود داشت موجب شد که بسیاری از کارفرمان خلع یک سیستم کنترل ورود و خروج را احساس کنند. در اینجا بود که برخی از خلاقان حوزه آی تی و نرم افزار توانستند به طراحی نرم افزار حضور و غیاب برسند. هدف کلی از وجود و استفاده این برنامه حضور و غیاب این بود که بتوانیم به محیط کاری نظم بیشتری ببخشیم. اما عمده اهدافی که با به کار گیری این سیستم ها به آنها خواهیم رسید عیارت اند از :

  • ایجاد انضباط کاری
  • کنترل ورود و خروج کارمندان و پرسنل
  • محاسبه دقیق حقوق و دستمزد
  • محاسبه دقیق ساعات اضافه کاری
  • اعمال جریمه برای افرادی که در ورود و خروج تاخیر دارند.
  • شناسایی پرسنل بی نظم
  • شفافیت بیشتر در بیمه پرسنل
  • ارائه مدرک مستند به کارمندان در خصوص ساعت های کاری

این موارد مهم ترین اهدافی هستند که به کمک نرم افزار حضور و غیاب محقق می شود.

 

مزایای نرم افزار حضور و غیاب

زمانی که سیستمی مورد استفاده عمومی قرار می گیرد و با استقبال فراوانی رو به رو می شود، معمولا دارای مزایای بسیار زیادی می باشد. اگر شما قصد خرید و استفاده از نرم افزار حضور و غیاب را در محل کار خود دارید بهتر است ابتدا با مهم ترین مزایای این برنامه آشنا شوید. به طور کلی می توانیم دوازده مورد را به عنوان مهم ترین مزایای استفاده از برنامه های حضور و غیاب معرفی کنیم. این موارد عبارت اند از :

  1. مدیریت دقیق و بدون خطا و نقص در زمان های تاخیر کارمندان و میزان ساعات اضافه کاری پرسنل
  2. این سیستم ها به صورت روزانه و ماهانه به شما گزارش های کاملی در خصوص ورود و خروج و ساعت کاری پرسنل ارائه می دهد.
  3. به کمک این نرم افزار حضور و غیاب آنلاین شما می توانید ورود و خروج پرسنل را مشاهده کنید.
  4. با استفاده درست از این سیستم ها می توانید شرایط دور کاری پرسنل خود را مدیریت کنید.
  5. این سیستم به شما این امکان را می دهد که به پرسنل خود پیام های لازم و ضروری را ارسال کنید.
  6. این نرم افزار می تواند به صورت مستقیما به سیستم های حقوق و دستمزد متصل شود و در نهایت عملیات محاسبه به صورت سریع تر و ساده تر انجام می شود.
  7. این نرم افزار ها با اطلاعاتی که در اختیار ما قرار می دهند کمک می کنند میزان کارکرد را به صورت دقیق مورد بررسی قرار دهیم.
  8. نرم افزار حضور و غیاب آنلاین این امکان را به ما می دهد که بتوانیم برای پرسنل های خودمان شیفت های کاری متنوعی را تعریف کنیم.
  9. فراهم کردن امکان ثبت تردد پرسنل به کمک سیستم های WIFI و سیستم رد یابی GPS
  10. می توانیم به کمک نرم افزار حضور و غیاب آنلاین برای افراد متخلف قوانینی را برای تردد تعریف کنیم.
  11. مدیریت مرخصی ها و ماموریت های پرسنل ، یکی از موارد مهم در شرکت های بزرگ که ماموریت های مختلفی را به صورت ساعتی برای پرسنل زیادی تعریف می کنند، این یک دغدغه مهم است که آیا واقعا افراد به ماموریت رفته اند یا خیر؟ این سیستم ها به ما کمک می کند که بتوانیم تمامی این موارد را به درستی مدیریت کنیم.
  12. عدم نیاز به استفاده از دستگاه های حضور و غیاب کارتی و سنتی

 

در کجا می توانیم از نرم افزار حضور و غیاب استفاده کنیم؟

تمامی مجموعه ها بدون توجه به سایز و همچنین حوزه های کاری به ثبت ورود و خروج پرسنل خود نیاز دارند. با توجه به اهمیت بالای مستندات در این دوره و زمانه حتی اگر شما تنها یک پرسنل هم داشته باشید و خودتان بتوانید به صورت دقیق به ورود و خروج ایشان اشراف داشته باشید، باز هم به دلیل اهمیت بالایی که مستندات ثبت و ضبط ورود و خروج دارد شما می توانید برای مستند سازی از این سیستم ها استفاده کنید.

حالا چه برسد به اینکه شما بخواهید یک سازمان بزرگ را مدیریت کنید که در آن پرسنل زیادی دارید که هر یک در واحد های مختلفی کار می کنند. گاهی به دلیل این که درب ورودی بسیاری از پرسنل متفاوت می باشد، کنترل های دستی و چشمی نمی تواند کار ساز باشد. از طرفی در بسیاری از مجموعه ها مرخصی های ساعتی و یا ماموریت های ساعتی درون شهری زیادی اعمال می شود که در صورت نبود نرم افزار حضور و غیاب آنلاین عملا بی نظمی بزرگی در مجموعه به وجود می آید. بنابراین می توانیم نتیجه بگیریم که بدون توجه به تعداد پرسنل و حتی حجم کاری استفاده از برنامه حضور و غیاب می تواند برای تمامی کارفرمایان مهم و ضروری باشد.

نرم افزار حضور و غیاب

نحوه ثبت ورود و خروج پرسنل

به طور کلی می توانیم چهار روش مختلف را برای ثبت و ضبط و کنترل ورود و خروج مرخصی های پرسنل خود به کار ببریم. این چهار روش عبارت اند از دو دسته سنتی و پیشرفته که دسته های سنتی ثبت و ضبظ ورود و خروج پرسنل عبارت اند از :

  • استفاده از کاغذ : ساده ترین و ابتدایی ترین روش برای کنترل ورود و خروج پرسنل این است که ساعات مرخصی و ورود و خروج را بر روی یک تکه کاغذ ثبت کنیم. البته منظور از یک تکه کاغذ می تواند برگه های مخصوص باشد و می تواند دفاتر مخصوص ورود و خروج باشد. در این برگه ها علاوه بر ساعات کاری شما میتوانید مرخصی ها و ماموریت ها و سایر موارد لازم را ثبت کنید. با اینکه ساختار این برگه ها اصلا پیچیده نیست اما تصور کنید که بخواهید ورود خروج هزار پرسنل را به این وسیله کنترل کنید. همچنین تصور کنید نیروی انسانی مسئول این کار با یکی از پرسنل دوستی صمیمانه ای پیدا کند. به غیر از این مورد خطای انسانی هم می تواند یکی از خطرات استفاده از این سیستم ها باشد. رااستی آیا امکان ندارد برگه ها صدمه ببینند؟ برای مثال خیس شوند و یا گم شوند و یا اتفاقات دیگری از این دست برایشان رخ دهد؟ مجبور می شوید به کارمندی هم که خودتان بار ها شاهد تاخیرش بودید حقوق کامل بدهید.
  • استفاده از ساعت های زمانسنج برای کنترل ورود و خروج پرسنل : این سیستم ها اگر چه در زیر مجموعه سیستم های دستی قرار دارند اما حقیقت این است که یک سیستم نیمه پیشرفته محسوب می شوند. شما میتوانید امروزه هم در محل کار خود برای کنترل ورود و خروج به جای استفاده از نرم افزار حضور و غیاب از یک سیستم ساعت زمان سنج استفاده کنید. در این سیستم پرسنل باید حتما کارت شناسایی خود را همراه داشته باشند. معمولا این کارت شناسایی یک سیستم متشکل از شماره پرسنلی و موارد کاری می باشد. مهم ترین ایراد استفاده از این سیستم ها چیست؟ برای نصب و راه اندازی این سیستم ها بر خلاف نصب و راه اندازی نرم افزار حضور و غیاب آنلاین باید هزینه های بسیار زیادی را متحمل شوید.

نوع دیگر روش ثبت و ضبط ورود و خروج پرسنل به صورت پیشرفته است، این نوع هم می تواند به دو دسته تقسیم شود. این دو دسته ثبت ورود و خروج پرسنل عبارت اند از :

  • استفاده از کامپیوتر و برنامه های کامپیوتری رایج و مورد استفاده مانند اکسل : اگر چه این سیستم ها بسیار تخصصی هستند. اما یک نکته مهم در این رابطه وجود دارد که این سیستم های پیشرفته در عین این که بسیار تخصصی هستند دارای کارکرد ساده ای هستند که شما می توانید به راحتی آن را آموزش ببینید. برای استفاده بهینه از این سیستم ها تنها باید دوره های ابتدای کار به کامپیوتر را گذرانده باشید و با مفاهیم اولیه آن رو به رو باشید. از مهم ترین قابلیت های این برنامه بسیار محبوب می توانیم به امکان تعریف انواع فرمول های محاسبه ای می باشد.
  • انواع نرم افزار حضور و غیاب : مدرن ترین و بدون شک کامل ترین نوع سیستم های حضور و غیاب این نرم افزار ها می باشند. این سیستم ها دارای انواع امکانات و ویژگی هایی هستند که توجه همه صاحبان کسب و کار ها و همه کارفرمایان را به خود جلب کرده است. به کمک این نرم افزار ها شما می توانید به راحتی کسب و کار خود را از طریق کنترل ثبت و ضبط ورودی و خروجی پرسنل خود مدیریت کنید. همه انواع نرم افزار حضور و غیاب می توانند با سیستم های حقوق و ودستمزد مطابقت کامل داشته باشند و سیستم را کاملا یکپارچه کنند. زمانی شما به عنوان ناظر و همچنین کارفرما که مدیریت این سیستم را بر عهده دارید شرایط ورود و خروج پرسنل خود را تائید کنید، اطلاعات کلی پرسنل شما به صورت مستقیم در سیستم حقوق و دستمزد ثبت و ضبط می شوند. وقتی همه اطلاعات به صورت جامع و کامل در یک محل گرد آوری شده اند شما می توانید خدمات مربوط به بررسی و در نهایت پرداخت حقوق و دستمزد را به راحتی هر چه تمام تر انجام دهید.

نکته : شما در این نرم افزار ها می توانید ساعت شروع کاری هر شیفت و در نهایت ساعات پایان کار هر شیفت و یا حتی هر پرسنل را به صورت جداگانه تعریف کنید. اگر از نرم افزار حضور و غیاب استفاده کنید این امکان برای شما فراهم می شود که حجم کاری منابع نیرو های انسانی تا حد بسیار زیادی کاهش پیدا کند.

امکانات نرم افزار حضور و غیاب آنلاین

یکی برنامه حضور و غیاب آنلاین باید برای آنکه نظر کارفرمایان خود را جلب کند باید دارای ویژگی های بسیار مهمی باشد. برخی از مهم ترین امکاناتی که برای این نرم افزار های حضور و غیاب لازم و ضروری است را می توانیم به پنج دسته مختلف تقسیم بندی کنیم. این موارد دسته بندی عبارت اند از :

  • مدیریت غایبان و اعلام آنها به صورت آنلاین به واحد های مربوطه و به کارفرمایان
  • این سیستم ها نباید چندان پیچیده باشند و کار با آنها سخت به نظر برسد. باید بتوانیم به کمک این سیستم ها به راحتی به اطلاعات دسترسی داشته باشیم.
  • قابلیت های یک پارچه سازی و تشخیص زمان های ورود و خروج
  • مدیریت پرداخت حقوق و دستمزد ها به طور دقیق بر اساس میزان دقیق ساعات کاری و ساعت تاخیر و مرخصی های گرفته شده توسط پرسنل
  • این سیستم ها باید زمان را به صورت اتوماتیک و بدون نیاز به دخالت نیرو های ثبت کنند.

در حقیقت می توانیم بگوییم در صورتی که هر یک از مزایا و ویژگی هایی که در این مطلب برای شما شرح دادیم در نرم افزار حضور و غیاب نباشد این سیستم ها عملا کارایی لازم را ندارند. به این ترتیب نمی توانند به مجموعه ها و مراکز مختلف راه پیدا کنند. حالا بیایید و به محیط اطراف خود نگاه کنید. آیا میزان استفاده از این سیستم ها بیشتر است یا استفاده از سیستم های دستی کنترل ورود و خروج؟ به نظر شما این میزان استفاده و استقبال به دلیل این نیست که این سیستم ها توانسته اند تمامی نیاز های کارفرمایان را به طور کامل شناسایی و همچنین بر طرف سازد؟

با توجه به موارد بیان شده در این مطلب اگر قصد خرید هر یک از انواع نرم افزار حضور و غیاب را دارید می توانید از طریق شماره های مندرج در سایت و یا با مراجعه به قسمت تماس با ما، با کارشناسان و مشاوران فروش ما تماس حاصل نمایید. مشاوران ما پس از ارائه مشاوره های رایگان در خصوص این که کدام یک از انواع دستگاه ها و سیستم هامی تواند برای شما باشد، به شما بهترین و کامل ترین نرم افزار حضور و غیاب آنلاین را معرفی می کنند و در نهایت شما می توانید برای خرید محصول مورد نظر اقدام نمایید.

برای دریافت مشاوره دوستانه و تخصصی فرم زیر را تکمیل نمایید

همکاران ما طی 48 ساعت با شما تماس خواهند گرفت

[gravityform id=1 title=false description=false ajax=true]

سبد خرید